Actividades Post-Reunión
Esta etapa contempla las actividades a registrar una vez que se haya realizado la reunión, estas acciones son:
- Inicio de Reunión
Registro de Conclusiones
Emisión de Acta
Finalización de Reunión
Inicio de Reunión
El inicio de reunión hace referencia o da curso a poder registrar información abordada durante la reunión, para habilitar las siguientes acciones debe realizar lo siguiente:
- Haga clic en la opción de Iniciar Reunión
El sistema desplegará una ventana emergente para registrar el inicio de la reunión
- Seleccione la hora de Inicio real de inicio.
- Haga clic en la opción de Iniciar Reunión
El sistema registrará el inicio de la reunión y habilitar las acciones siguientes.
Registro de Asistencia
Permite realizar el control de los asistentes/participantes en la reunión, para realizar esta acción debe:
- Seleccionar la pestaña Participantes
- Haga clic en la opción de Asistentes
El sistema presentara el listado de participantes e invitados en una ventana emergente
- Seleccionar las personas asistentes del listado indicado.
- Haga clic en la opción de Guardar
En caso de que una persona No haya logrado asistir se podrá realizar la justificación correspondiente.
Registro de Conclusiones
El registro de conclusiones hace referencia a registrar pequeñas conclusiones y anexos sobre un tema de consideración abordado durante la reunión, para realizar esta acción debe:
- Seleccionar la pestaña Temas de Consideración
Seleccionar el “tema de consideración” especifico del listado presentado
- Haga clic en la opción de Acciones.
El sistema desplegará el formulario para el registro de conclusiones en una ventana emergente, ahí:
- Indique si el tema fue abordado Si / No
- Ingrese la conclusión emitida
- Adjunte archivos si es necesario para respaldar la conclusión
- Presione la opción Guardar
El sistema registrará la Conclusión del Tema de Consideración y será adicionada luego en la Ficha de Post-reunión.
En este apartado se debe realizar las siguientes consideraciones:
- Primera consideración: Para cada “tema de consideración” en agenda, necesariamente se debe marcar si este fue abordado SI o NO.
- Segunda consideración: en caso de que durante la reunión suceda un nuevo “tema de consideración” que no haya está programado o en agenda, esta puede ser adicionado similar al apartado Programación de Temas de Consideración.
Emisión de Acta
Una vez que se tenga el acta de la reunión firmada por todos los participantes, esta debe ser adjuntada al sistema para que posteriomente se pueda finalizar la reunión, para ello realizar lo siguiente:
- Haga clic en la opción Acta de Reunión.
El sistema desplegará el registro del acta de la reunión en una ventana emergente, ahí:
- Adjunte el archivo digitalizado del acta.
- Seleccionar si el sistema quiere que notifique a los asistentes, SI / No
- Presione Guardar
El sistema registrará el acta guardando el archivo digital y sus detalles para consultas posteriores. Adicional a esto los participantes podrán registrar sus observaciones al acta adjunta mediante la siguiente opción, del listado anterior hacer clic en el icono “azul” del icono comentario.
Donde:
- Escribir el comentario u observación del acta.
- Clic para registrar el comentario u observación.
Nota: La aplicación enviara una notificación vía correo institucional al responsable de instancia.
Finalización de Reunión
El paso último es finalizar la reunión, para ello realice lo siguiente:
- Seleccionar la opción Finalizar Reunión
El sistema desplegará en una ventana emergente con un formulario para el registro de Finalización de Reunión
- Indique la hora de finalización
- Indique las conclusiones generales de la reunión
- Adjunte archivos que requiera para la reunión como documentación complementaria.
- Haga clic en Guardar
La reunión quedará registrada como finalizada recargando la ventana e información correspondiente.
Se habilitará la opción de generación de ficha de post-reunión
- Presione el botón Post Reunión
El sistema emitirá la Ficha de post-reunión bajo el formato establecido y la información correspondiente a la reunión.