Actividades Pre-Reunión
Las actividades pre reunión se podrá realizar las siguientes acciones:
- Elaboración de Orden del Día
Programación de Temas de Consideración
Gestión de Documentos de Pre-lectura
Convocatoria a Reunión
Confirmación
de Asistencia
Transversalización de la Información
Para cada Instancia de Coordinación la aplicación desplegará el siguiente calendario:
- Debe seleccionar una reunión del calendario mostrado
El sistema desplegara la siguiente pantalla:
Donde:
- Puede ver la información Resumen de la Reunión
- Puede acceder a las opciones de gestión de la operativa de la reunión
- Puede Generar la Convocatoria a Reunión
- Puede Cancelar la Reunión
En los siguientes acápites se tiene la descripción de cada una de las opciones del menú.
Elaboración de Orden del Día
- Seleccionar la pestaña Orden del Día
- Haga clic en la opción de Agregar Punto de Orden del Día, para adicionar un nuevo registro.
- Opcionalmente en el listado desplegado permite la edición del Puntos del Orden del Día, para lo cual puede hacer clic en el botón de Editar
- Opcionalmente en el listado desplegado permite eliminar el Puntos del Orden del Día, para lo cual puede hacer clic en el botón de Eliminar
El formulario para el registro de un nuevo “Punto de Orden del Día” se presenta en una ventana emergente donde se debe completar la información solicitada.
- Ingresar los datos solicitados para el Punto del Orden del Día
- Presionar Guardar
Nota: El Punto será guardado por el sistema y aparecerá en el detalle de Orden del Día.
Programación de Temas de Consideración
- Seleccionar la pestaña Temas de Consideración
- Haga clic en la opción de Agregar Temas de Consideración, para adicionar un nuevo registro.
- Opcionalmente en el listado desplegado permite la eliminación del “tema de consideración”, para lo cual debe hacer clic en el botón de Eliminar
El formulario para el registro de un nuevo “tema de consideración” se presenta en una ventana emergente donde se debe completar la información deacuerdo a la selección de Tema Nuevo y Tema Existente:
- Puede seleccionar la opción de Tema Nuevo
- Complete los datos del Tema de Consideración
- Presione Guardar para que se almacene la información en el sistema
Opcionalmente puede continuar un tema de consideración ya seleccionado, de la siguiente manera:
- Puede seleccionar la opción de Tema Existente
- Seleccione el Tema de Consideración del listado de temas disponibles en la instancia de coordinación
- Presione guardar para que el tema de consideración quede programado en la reunión.
Nota: El Tema de consideración quedará programado y aparecerá en el detalle de Temas de Consideración
Solicitar Aprobación de la Agenda
Una vez concluido el orden del día debe solicitar la aprobación de la misma al MAE de la instancia de coordinación mediante la siguiente acción.
- Seleccionar la pestaña Temas de Consideración
- Haga clic en la opción de Solicitar Aprobación
Se deplegará un mensaje de confirmación
- Debe hacer clic en Aceptar
Aprobación de Agenda
- Debe seleccionar la pestaña Temas de Consideración
- Debe presionar el botón Solicitar Aprobación
Aparecerá el listado de Temas de consideración sugeridos para programación como sigue:
- Debe seleccionar los Temas de Consideración a aprobar
- Debe presionar el botón Guardar para programar oficialmente los temas seleccionados
Gestión de Documentos de Pre-lectura
Una vez aprobada la agenda la aplicación permitirá el cargado de documentos de pre lectura, para lo cual debe seleccionar la pestaña Documentos de Pre-lectura.
- Haga clic en la opción de Agregar Documentos de Pre-lectura, para adicionar un nuevo documento, se desplegará una ventana emergente.
- Ingrese los datos solicitados y seleccione el documento para ser cargado.
- Presione el botón Guardar
Participantes
Los participantes de la reunión son agregados de manera automática, este listado es obtenido desde Gestión de Miembros de Instancia de Coordinación.
Adicionalmente si requiere adicionar a personas en calidad de “invitados”, seleccionar la opción Agregar Invitados
El sistema desplegará la siguiente ventana emergente:
Donde:
- Seleccionar el Tipo de Invitado que desea registrar.
- Complete los datos del invitado que son solicitados.
- Haga clic en la opción de Guardar
Envió de Invitación
Una vez que se tenga definido los participantes de la reunión el sistema permite realizar la notificación mediante correo electrónico, esta acción se puede realizar de la siguiente manera:
- Debe seleccionar la pestaña Participantes
Haga clic en la opción de Enviar Invitación, desplegará una ventana emergente con las personas y un campo para observaciones adicionales.
- Seleccione a las personas que requiere enviar la invitación.
- Agregué una observación si es necesario
- Presiones Guardar y el sistema enviará las notificaciones a las personas seleccionadas.
Convocatoria a Reunión
La aplicación permite generar en formato PDF un modelo de convocatoria, para esta acción realizar lo siguiente:
- Haga clic en la opción de Generar Convocatoria
Se generará un documento para la reunión con el formato establecido de la convocatoria, como el siguiente ejemplo:
Confirmación de Asistencia
Los miembros y/o participantes deben ingresar a los detalles de una reunión desde su panel principal o desde su calendario de reuniones, para realilzar esta acción se tiene dos alternativas:
- En el tablero principal debe ingresar a la opción de Reuniones por Confirmar
Una segunda opción es hacer clic sobre el nombre de la reunión, y la aplicación nos desplegara la siguiente pantalla:
De cualquiera de las dos maneras el sistema presentará una ventana emergente con los detalles de la reunión que fue seleccionada para confirmación.
- Seleccione de entre las opciones Si / No
- Presione el botón Guardar
En caso de seleccionar la opción “No”, deberá ingresar el justificativo correspondiente.
Identificación de Temas para Áreas Transversales
La Transversalización de la información hace referencia solicitud de criterios/consideraciones a las unidades organizacionales de YPFB consideradas las expertas en ciertas áreas, con el fin de tener una línea única en la reunión. Para tal acción debe realizar lo siguiente:
- Seleccionar la pestaña Transversalización
- Haga clic en la opción de Agregar Transversalización
El sistema presentará una ventana emergente para configurar la transversalización de temas.
- Seleccione un Tema de Consideración y su respectiva Área Transversal
- Presione el botón Guardar
El sistema aplicará la configuración realizada y presentará en la misma ventana los Temas y sus Áreas.
- Presione cerrar cuando haya completado la configuración.
Solicitud de Criterios de Área Transversal
Identificada las áreas tranversales que deberán emitir los criterios sobre los “temas de consideración”, el siguiente paso es enviar un correo electronico a la persona que se indico en el apartado de: Unidad y Responsable del Áreas Temáticas.
- Haga clic en la opción de Solicitud de Criterios
El sistema presentará una ventana emrgente para emitir la solicitud de criterios a las áreas trasnsversales.
- Haga clic en Solicitar Criterios
El sistema solicitará una confirmación para enviar las solicitudes.
- Haga clic en Confirmar
El sistema enviará las solicitudes a las personas responsables de área transversal que estén configuradas para cada Tema de Consideración programada en la reunión.
Emisión de Criterios de Área Transversal
Los responsables de Área Transversal, a través de su panel principal deben ingresar Emisión de Criterios para temas de consideración:
- Haga clic en Leer más (de la sección Criterios)
El sistema presentará el listado de temas de consideración que requieren emisión de criterios por el área transversal.
- Seleccionar la opción Acciones
Ingresará a la Emisión de Criterios del Tema de Consideración, ahí:
- Seleccionar la opción Acciones
EL sistema le presentará un formulario para la emisión de los criterios que fueron solicitados.
- Utilice el editor de texto para la emisión de sus criterios
- Adjunte archivos si es necesario como apoyo del criterio a emitir
- Haga clic en la opción de Guardar
Una vez que haya registrado el criterio solicitado, debe realizar él envió del mismo:
- Haga clic en la opción de Enviar Criterio(s)
El sistema solicitará una confirmación para enviar las solicitudes.
- Haga clic en Confirmar
El sistema guardará y remitirá el criterio a los responsables de la reunión par su consolidación en las fichas de Pre-lectura.
Emisión de Criterios Finales
Una vez que el responsable de instancia/comité tenga la respuesta de todos los criterios solicitados a las distintas áreas, debe realizar la consolidación de esta información, para lo cual deberá efectuar lo siguiente:
- Seleccionar la pestaña Transversalización
- Haga clic en la opción de Criterio Corporativo
El sistema desplegara un formulario con todos los criterios solicitados y sus respuestas por parte de las áreas transversales.
Para cada tema de consideración:
- Presione en la opción Agregar Criterio Corporativo
Se habilitará un editor de texto para la emisión final de criterios.
- Ingrese el Criterio Corporativo final para el tema de consideración.
- Presione el botón Guardar
El sistema almacenará el criterio y lo consolidará oficialmente en la Ficha de Pre-reunión
Elaboración de Ficha de Pre-reunión
La ficha de pre reunión es un documento donde se muestra toda la información de la reunión, así como los criterios solicitados a las áreas transversales y el criterio final, para poder generar este documento debe realizar lo siguiente:
- Seleccionar la pestaña Transversalización
- Haga clic en la opción de Ficha de Pre-lectura
El sistema emitirá la Ficha de Pre-lectura para la socialización a cargo de los responsables.